I documenti mantengono nel tempo il loro valore giuridico e le caratteristiche di integrità e autenticità
Per adeguare la propria azienda ai nuovi parametri di performance, imposti dalla dematerializzazione documentale e alle normative legali vigenti, un ruolo chiave è svolto dalla cosiddetta Conservazione Digitale Sostitutiva.
La conservazione dei documenti aziendali diventa digitale
La conservazione sostitutiva a norma di legge si riferisce ad un insieme di procedure informatiche che garantiscono l’integrità e la validità dei documenti nel tempo. Ciò significa che una fattura conservata a norma assume lo stesso valore legale di una fattura cartacea tradizionale, ma si aggiungono notevoli vantaggi in termini di tempo, spazio e costi.
La normativa prevede che ci siamo due elementi che non possono mancare per una corretta conservazione sostitutiva della fattura elettronica: la marca temporale e la firma digitale. Solo in questo modo è possibile garantire data e orario di creazione del file e identità di chi l’ha creato.
Inoltre la conservazione delle fatture deve essere di 10 anni.
Quali documenti si possono conservare?
Oltre all’obbligo di conservazione previsto dalla legge per le fatture elettroniche e le ricevute fiscali, possono essere conservati digitalmente a norma di legge il Libro giornale, il Libro degli inventari, le Scritture ausiliarie (patrimoniali, reddituali e di magazzino), il Registro beni ammortizzabili, i Registri utili ai fini IVA, le Dichiarazioni fiscali (es. dichiarazione dei redditi),gli F23 e F24 e i Bilanci d’esercizio.
Da obbligo di legge a vantaggio competitivo
Effettuare la Conservazione Digitale Sostitutiva può essere un’occasione di notevole risparmio per la propria azienda, che può così evitare costi di stampa, di stoccaggio e di logistica. Inoltre rappresenta un’ottima opportunità per snellire la gestione dei documenti, semplificando di conseguenza i processi di business. Un notevole vantaggio quindi non solo dal punto di vista del risparmio, ma anche da quello dell’efficienza, dato che si evita la dispersione di risorse e si migliora l’accesso alle informazioni da parte degli utenti coinvolti.
RIDUZIONE DEGLI SPAZI FISICI PER ARCHIVIAZIONE
I vantaggi della conservazione documenti sono particolarmente consistenti per tutti quei documenti che ai fini legali devono essere conservati per anni, come ad esempio le fatture
DISTRUZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI
Terminato il processo di conservazione, gli eventuali documenti cartacei possono essere definitivamente eliminati
DIMINUZIONE DEI COSTI OPERATIVI
La conservazione sostitutiva permette di ridurre i costi legati al esempio ai materiali di consumo (carta, cartucce, scaffali). Inoltre il pagamento del bollo virtuale, che viene calcolato non più sul numero delle pagine ma ogni 2.500 registrazioni, introduce interessanti percentuali di risparmio rispetto al pagamento del bollo tradizionale
CONSERVAZIONE SICURA DEI DOCUMENTI
Il processo di conservazione digitale garantisce la tenuta nel tempo, sicura ed opponibile a terzi, di fatture e documenti, ottimizzando, semplificando e riducendo i costi dell’attività di archiviazione