Email non è solo il modo più importante per comunicare, è anche una risorsa di informazioni tra le più ricche e più importanti in azienda.
Le informazioni scambiate tramite posta elettronica generalmente rimangono nella casella postale dei dipendenti e non vengono memorizzate da altre parti. Ciò fa sì che le email ricevute e inviate formino un ricco deposito di informazioni che si espande giorno dopo giorno. Per utilizzare le informazioni accumulate nelle email è però essenziale che queste siano salvate su un sistema di back-up a lungo termine e siano allo stesso tempo consultabili agevolmente garantendone allo stesso tempo la riservatezza.
La Sfida Fondamentale
Ogni azienda generalmente è dotata di un proprio server di posta elettronica (o soluzioni di group ware) per comunicare via e-mail. Tuttavia, questi sistemi non sono stati progettati per memorizzare grandi quantità di email per lunghi periodi di tempo. Utilizzare un mail server per questo scopo può portare infatti a tutta una serie di problemi tecnici, legali e finanziari.
Come funziona il lavoro dell’ Email Archiving?
L’archiviatore della posta elettronica deve essere visto come un completamento del sistema di posta elettronica già in essere e va da sé che deve poter essere usato esattamente nello stesso modo. L’amministratore deve poter scegliere quali email siano trasferite nell’archivio e quando, e se le email debbano essere cancellate dalle normali caselle postali dopo che siano state archiviate. L’archiviatore deve anche rimanere ben funzionante anche con grandi volumi di dati, fornire risposte veloci a tutti gli utenti e offrire una interfaccia di utilizzo intuitiva.
Protezione contro la perdita dei dati
Generalmente gli utenti di un server di posta elettronica possono cancellare liberamente la loro posta senza che ciò venga segnalato. Spesso i dipendenti che lasciano l’azienda cancellano indistintamente tutta la loro casella di posta elettronica compresi gli eventuali messaggi aziendalmente rilevanti. Per queste ragioni ogni giorno si corre il rischio che vadano perdute molte informazioni aziendali importanti. La soluzione per non correre questo rischio è dotarsi di un sistema di archiviazione della posta elettronica che archivi tutti i messaggi di posta elettronica esistenti e tutti i futuri messaggi in entrata e in uscita dal mail server. Deve esserci, inoltre, anche la possibilità di archiviare le e-mail prima che queste siano consegnate agli utenti, in modo che possa essere evitata assolutamente la possibilità che venga persa una qualunque email.
Indipendenza
Indipendenza dal server di posta
Quando un server di posta è fuori servizio o si è corrotto, ogni utente dell’azienda potrà continuare ad accedere alle email conservate nell’archiviatore. Ciò permette di non bloccare necessariamente tutte le attività aziendali in caso di indisponibilità del mail server.
Indipendenza da provider esterni
Molte aziende hanno scelto di non memorizzare le email localmente sotto il controllo della società, ma di affidarsi a servizi esterni. Ciò comporta che bisognerà confidare negli strumenti di back–up del fornitore del servizio e che il fornitore rimanga attivo anche infuturo. L’archiviazione dei dati a livello locale costituisce quindi un semplice strumento di backup aggiuntivo.
Indipendenza da MailStore
Tutte le email possono essere ripristinate in qualsiasi momento dall’archivio nei formati standard. Questo garantisce l’indipendenza dell’archivio nel lungo periodo, anche da MailStore Server stesso.
SICUREZZA LEGALE
Le imprese si trovano ad affrontare giornalmente la sfida di soddisfare un numero crescente di normative sulla conservazione della posta elettronica: conservazione per almeno 10 anni delle comunicazioni commerciali rilevanti, privacy, e altre normative. Per fare questo, devono essere in grado di archiviare le email per un dato periodo di tempo in modo centralizzato, completo e a prova di mano missione garantendo che qualunque messaggio possa essere recuperato facilmente in qualunque momento. Archiviando tutta la posta elettronica, l’azienda sarà protetta anche da eventuali i rischi giudiziari, dato che l’archiviatore della posta garantisce di poter recuperare le email eventualmente rilevanti ai fini giudiziaria ed il miglioramento della gestione delle controversie con i clienti o fornitori.
ABBASSAMENTO DEI COSTI E DELLE SPESE IT
Si riducono i requisiti di storage ei relativi costi in modo permanente spostando i messaggi dai client e dai server di posta elettronica in un archiviatore che evita di memorizzare al suo interno messaggi o allegati già presenti perché già ricevuti ad esempio da altri utenti.
Il reparto IT non deve più occuparsi del recupero delle vecchie email da precedenti backup(ammesso che contengono ancorale e-mail cercate) dato che gli utenti potranno recuperare le loro vecchie email autonomamente.
Detto ciò è facile prevedere che la riduzione dei i costi IT derivanti dall’adozione di un sistema di archiviazione della posta elettronica consentirà di raggiungere un ritorno sull’investimento(ROI) in un lasso di tempo piuttosto breve.
AUMENTO DELLA PRODUTTIVITÀ
L’accesso rapido da molti dispositivi all’archiviatore delle email può migliorare significativamente la produttività all’interno di una società.
Gli utenti possono accedere all’archiviatore utilizzando diverse modalità(ad esempio il plug-in per Microsoft Outlook, il client per Windows, un browser web, o la Web App per dispositivi mobili) e visualizzare velocemente le e-mail utilizzando un incredibilmente potente motore di ricerca full-text. E’ inoltre possibile anche l’accesso all’archivio tramite la classica struttura ad albero delle cartelle.
L’imposizione delle “quote” nelle caselle postali del mail server diventerà superfluo. Ciò solleverà gli utenti dal dover trascorrere parte della loro giornata lavorativa ad organizzare la loro casella postale per cancellare le e-mail meno importanti’.
La ricerca nell’archivio può essere eseguita anche a livello aziendale come una procedura e Discovery. Sarà possibile anche la ricerca nell‘intero portafoglio email aziendale in un unico passaggio